Cómo sobrevivir a mil y un reuniones: guía para hacerlas útiles

Material de estudio para unos, forma de no trabajar para otros.

Cualquiera diría que pasar 8 horas diarias, 5 días a la semana en una oficina es mucho tiempo (¡y vaya que lo es!) y que el tiempo sobra.

Sin embargo trabajar en una oficina implica trabajar con mucha gente y muy diversa, no solo en sus roles, sino que en su educación y forma de pensar. Por lo mismo la comunicación se hace indispensable para poder lograr los objetivos laborales.

De esta necesidad de comunicación y búsqueda de consenso aparecen las temidas reuniones.

No, no tengo fobia a las reuniones o soy alérgico a las personas (solo a algunas ;-)), pero hay que reconocer que llegar a tener 10 reuniones en un día no puede ser algo bueno y que ese tiempo es tiempo perdido si no se utiliza adecuadamente. ¿acaso le dirás a tu jefe que no hiciste tu trabajo porque estuviste todo el día en reuniones?

Desde el año pasado que tengo notebook y al menos si las reuniones se ponen fomes, o inproductivas, ocupo mi tiempo en algo un poco más útil, aunque sea revisar mi facebook ;-)

La idea de este post es listar algunos tips/ayudas/hints para sobrevivir en la ajetreada vida de oficina y aportar con uno que otro detalle importante a la hora de organizar una reunión.

Los tips


Tipo de reunión. Lo primero es identificar el tipos de reunión. No es lo mismo citar al proveedor para que presente una propuesta de trabajo a que te llame tu jefe a reunión para gritarte y escupirte tus errores en la cara (cualquier similitud con la vida real es mera coincidencia). Las reuniones las clasifico en 3 tipos:
  1. Monologo. Los llamas para hablar y hablar. El objetivo de la reunión es solo informar y ponerse de acuerdo en fechas y roles. Reuniones de inicio/termino de proyecto o seguimiento son ejemplos tipicos.

  2. Brainstorming. Las entretenidas. El cuento de los filosofos chinos hecho reunión. Todos piensan y dan su aporte. Reuniones de diseño caen en esta categoría.

  3. Tijeras. La reunión más corta o más larga dependiendo de la tijera... Reuniones donde es necesario tomar decisiones y donde el que dirige es quien tiene la tijera por el mango.

Los participantes. Nada peor que te inviten a una reunión de espectador, dónde tu participación se limite a decir "si, estamos listos". Ese tipo de reuniones son 100% inútiles. Una reunión requiere que estén todos los involucrados presentes: los que toman las decisiones, los que se ven afectados por las decisiones. El resto puede vivir sin esta reunión.

Tipo de participantes.
A veces es necesario separar las cosas y no mezclar personajes comerciales con personajes demasiado técnicos. No es lo mismo discutir de la energización del rack dada la cantidad de switchs que discutir sobre la estimación de demanda de un servicio...

Menos es más. Siempre hay temas que impactan las labores de mucha gente, sin embargo llamar a media empresa a reunión traerá solo el caos. Llamar solo a personas claves y separar una reunión en varias pequeñas con los distintos tipos de involucrados es mejor que llamarlos a todos. La torre de Babel es una buena historia, pero no es para vivirla. 7 personas debiese ser tu límite.

El lugar adecuado. Ya sea en el pasillo con un café o en un salón con proyector y asientos de cuero. Es necesario tener en consideración quienes asistirán, por cuanto tiempo y qué hablarán con el fin de mantener un orden y centrarse en la materia. La luz y ventilación son factores importantes de considerar.

Objetivo claro. Citar a reunión sin una agenda o sin tener claro el objetivo es una falta de respeto a los invitados. Es necesario indicar los temas que se abordarán para que todos estén alineados al tema y vayan preparados.

Seguir la agenda y llegar a acuerdos. Una cosa es la agenda (los temas que se tratarán), pero otra muy distinta es seguir esos temas, con tiempos predefinidos y que terminen con acuerdos claros. Por acuerdos claros me refiero a definir qué se hará, quién será el responsable y cuales son los tiempos asociados.

El tiempo es oro. Fijar un horario prudente para todos, llegar a la hora, no pasarse del horario designado son normas de buenas costumbres y respeto a los demás. Tal vez tengan otra reunión y hay que respetarlo.


El listado podría continuarlo largamente, pero la probabilidad de dejar algo afuera es alta, así que dejo abierta la posibilidad de que dejen sus tips en los comentarios.

Otro tema relacionado y que ha tenido buena recepción es la de cómo hacer presentaciones, así que aquí les dejo el link obtenido de los polvorientos archivos de este blog.

La larga cola de la Música

Uno de los efectos más importantes que hemos visto en la web (2.0 o superior) es el del Long Tail (la larga cola) asociado especialmente en lo que a música se refiere.

Qué es Long Tail.

El concepto de Long Tail fue acuñado por Chris Anderson en la revista Wired en el lejano año de 2004 :-) Mucho he visto y leído que se usa el concepto pero no siempre en el buen sentido, por lo tanto y para seguir intentaré describirlo de la mejor manera posible (cualquier observación es bienvenida):

La experiencia indica que el mercado de la música sigue el principio de Pareto (80/20): el 20% de los productos, digamos discos musicales, concentra el 80% de los ingresos.

Esto por una razón muy sencilla: quién determina qué y cuánto vender no es la demanda del mercado, como debiese ser en el mundo ideal, sino que son los oferentes, los sellos discográficos quienes determinan estos parámetros.


Lo qué sucedió tras el surgimiento de sitios de venta por internet tales como Amazon, iTunes o eMusic, fue que se comenzaron a utilizar herramientas de recomendación basadas en los gustos y compras de los usuarios; con lo que los productos masivos comenzaron a vincularse con otros no tanto, los que a su vez estaban vinculados con productos totalmente desconocidos por el público y que jamás llegaríamos a ver en una tienda real (¿alguien a ha visto la sección Documentales en Blockbuster? ¿con más de 10 títulos?).

El resultado de estas recomendaciones es que la venta (y las ganancias claro está) de estos productos un tanto oscuros, generaron una creciente demanda. En algunos casos, superior a la venta de los populares.

El fenómeno es sumamente interesante y para quién quiera profundizar en el, le recomiendo el libro "The Long Tail", dónde se aborda este fenómeno en toda su expresión.

La cola de la música

Volviendo al tema de la música, este fenómeno ha permitido que miles de bandas se den a conocer a través sitios como MySpace, last.fm, eMusic entre otros. Un ejemplo conocido es el de Lily Allen, que si bien era un artista conocida en su país (Inglaterra), fue gracias a su sitio MySpace que se dió a conocer a nivel mundial.

Si vemos el negocio de la venta de música por internet, donde iTunes es el amo y señor del negocio, podremos ver que el segundo lugar está siendo disputado por AmazonMP3 y eMusic. ¿La gracia? La oferta de eMusic se basa solo en música indie (independiente) y ninguno de los 4 grandes sellos (Universal, Sony BMG, Warner Music y EMI) están presentes. Notable, ¿no?

¿Quiere decir que la venta de música por internet es rentable?

¡Por supuesto! Que exista pirateo no significa que nadie esté dispuesto a pagar. Incluso aún existimos algunos románticos que compramos discos, ya sea por el arte o porque representan algo más que simple música.

Un disco pirata de Tool no será nunca mejor que el original...

Lo cierto es que hay ciertos discos que solo tienen una canción que nos gusta. ¿es justificable pagar por el disco completo si solo queremos una canción? No. ¿y si solo compramos esa canción? Ahora si nos estamos entendiendo ;-)

La pregunta es cuánto pagar. Los sellos están acostumbrados a manipular el mercado desde su posición de cartel y no están dispuestos a cambiar dolares por centavos.

Si con la venta de un CD, digamos 10 USD, ellos reciben 6 USD, con la venta de una canción a 1 USD, la ganancia es, por decirlo menos considerablemente inferior (0,6 USD). El monto por canción puede ser el mismo, pero estamos claro que los discos donde todas las canciones son excelentes son contados, por tanto jamás recibirán lo mismo por disco y terminan perdiendo.

Sin embargo hay ciertos aspectos que los sellos aparentemente no toman en cuenta:
  • Un precio menor genera mayor demanda. ¿Necesita demostración? Los resultados de las promociones sobre contenidos que hemos hecho en Entel PCS así lo demuestran. (No, no doy datos, son confidenciales :P)
  • La Web se lleva la pega de los sellos. Mientras antes los sellos escuchaban demo tras demo para encontrar el próximo hit, ahora ese trabajo es realizado por todos nosotros.
  • Por último, no lo iba a poner, pero se lo merecen: la venta de música por internet tiene costos de producción nulos!

Alternativas

Los sellos morirán si no cambian, esto está claro y firmo dónde quieran. Las alternativas son variadas:
  1. En posts anteriores ya lo he mencionado, Last.fm lanzó el servicio Listen&Buy en que escuchas lo que quieres gratis, a cambio de avisos mientras lo escuchas. Pero la tercera será la última. Si quieres escucharla otra vez, tendrás que pagar. ¿Sencillo no? El resultado fue un incremento en la venta de Amazon de un 119% llevando a Amazon al segundo lugar en la venta de música por internet para Estados Unidos.

  2. Otro modelo interesante es la suscripción de música, en la que uno paga un monto fijo por un periodo determinado y tiene acceso ilimitado al catálogo en cuestión. Experimentos de este tipo los tiene Napster, Rhapsody y algunas operadoras telefónicas.

  3. Pequeños cambios a este modelo permiten un abanico de posibilidades (¿un mismo contenido a distintos precios?). Warner Music estaría analizando un modelo de precios diferenciados por demanda. ¿Es que acaso no quiere desaparecer?

Conclusión

El tiempo se acaba. Los viejos paradigmas deben dejarse atrás o simplemente esperar la muerte. La evolución no es solo para las especies, también para los negocios, sus industrias y obviamente para quienes habitan en ellas.

El modelo más interesante que estamos comenzando a observar es el de la suscripción y será el modelo predominante en el corto plazo.

¿Es posible ir más allá? Sí. En la medida que la conectividad y el acceso a internet se convierte en un elemento ubicuo, el acceso a la información y contenidos como la música podrán pasar de ser un producto a ser un servicio, en el que podamos elegir on demand lo que queremos escuchar aquí y ahora, a un bajo precio (diría ínfimo, pero es demasiado optimista :-) ).

Día de Internet: ¿hay algo que celebrar?


Casi desapercibido pasó el Día de Internet, celebrado hoy; un día instaurado en 2005 y cuyo propósito es promover los avances, y posibles avances que la tecnología (web obviamente...) nos entrega a nosotros como sociedad.

En Chile se celebró ayer, en un evento en la Universidad Católica como el Día Mundial de las Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información, nombre pomposo para un evento lleno de celebridades autoridades, cuyo único aporte fue un discurso lleno de buenas intenciones y lindas palabras para sus pares.

Luego de recorrer la Web por información respecto a este magno evento donde asistieron ministros, el presidente del Senado y los gerentes de las empresas, me encontré con información bastante pobre y nula. Tan solo acceder a sitios como el portal de diadeinternet en Chile, el sitio con los premios de diadeinternet entre otros me deja un gusto bastante amargo.

Si tomamos en cuenta que las autoridades de gobierno tengan un severo grado de analfabetismo digital, que luego años de espera aún no tengamos una norma de televisión digital y que los costos de acceso a internet sean del tercer mundo, se hace bastante entendible, pero jamás justificable, que no veamos información alguna en los sitios del país.

Las tareas son varias, y espero que para una próxima celebración, tengamos algo que celebrar:

  • Disminución en los costos de acceso a internet, con el consiguiente aumento en las tasas de acceso a internet
  • Norma de televisión digital (nada que ver con internet, pero ya es demasiada la espera)
  • Normativa y controles de seguridad respecto a la información
  • Licitación para bandas 3G y WiMax
  • Normativa respecto a MVNO
  • mejor no sigo si no me pico ;-)
El único ente que ha hecho su tarea hasta el momento es la SubTel, es de esperar que termine su parte y el resto siga su ejemplo.

Al menos este año se hicieron buenas galletas, no?

Foto de la celebración española del diadeinternet

Pangea Day: 10 de mayo

Las conferencias de TED son conocidas por su gran contenido intelectual.

Pero como nada es perfecto, TED ha sido criticada porque solo se quedan en las palabras, sin lograr un cambio o hechos concretos. Si bien desde hace un tiempo, las charlas pueden ser vistas en su sitio web, esto no es suficiente.

Esa falta de acción termina este año.

En 2005 se instauró un premio a las mejores charlas, las que consisiten en $100.000 dolares y un deseo para el mundo. El año pasado, este premio fue otorgado a Jehane Noujaim, una cineasta egipcia-americana, cuyo deseo fue que el mundo se uniera en un gran film.

Desde entonces, Jehane ha estado trabajando en la concretización de este deseo, el que llamó Pangea Day.

Este día será la instancia en que nosotros, los habitantes de la Tierra, nos veremos reflejados en un gran festival de cine de 4 horas, generado por miles de personas alrededor del mundo.

Este próximo 10 de mayo, se instalarán grandes escenarios en las principales ciudades del mundo para transmitir este festival, el que también estará disponible a través de la red, en su sitio Web o su sitio móvil.



La invitación es a participar de este evento mundial, con el fin de que tomemos conciencia de que pertenecemos a una gran sociedad mundial, y que aunque estemos separados por fronteras, guerras y lenguas, somos todos personas con vivencias y experiencias similares.

Cómo proteger nuestra frágil reputación en la Web

Cada día hay más personas participando en esta nueva versión de la Web, en la que los Blogs y las redes sociales son las estrellas; y donde las actuales tasas de crecimiento de la blogosfera incrementan la probabilidad de que los nuevos participantes impacten en nuestra vida, incluso sin siquiera saberlo.

La Web como vitrina de nuestra vida


Cuando creamos nuestra cuenta en Facebook, MySpace, LinkedIn o cualquier otra red social estamos proclamando a todo el mundo nuestra existencia, física y virtual. Sin embargo no siempre tomamos en cuenta las consecuencias que ello tiene en nuestro diario vivir.

Las fotos que publicamos. Publicar una foto nuestra implica abrir nuestra vida al público, independiente del contenido de la foto, estemos apagando las velas de nuestra torta de cumpleaños, sentados en la terraza de nuestro balcón o con un schop en la mano y la mirada perdida en el horizonte. Todos estos casos pueden tener consecuencias y usos que no podemos prever.

Foto de malias, Flickr

Lo que escribimos. Lo mismo ocurre con nuestros comentarios y dichos. Ya sea que divulguemos un chisme respecto a algún conocido, mintamos o simplemente hablemos mal de algo o alguien, no sabemos quien llegará a leer dichos comentarios, hasta que sea demasiado tarde.

Lo que usamos o hacemos. La diversidad de aplicaciones que existen en Facebook o MySpace es impresionante, desde cuál es tu música favorita hasta qué asesino maniático se parece a ti.

Pues bien, estas simpáticas y divertidas aplicaciones pueden ser interpretadas de otras formas: lo mucho que perdemos el tiempo en este tipo de cosas, las inquietantes similitudes con Charles Manson o la poca dignidad que tenemos al señalar abiertamente nuestra ignorancia, estupidez y otros apelativos que nos entregan dichas aplicaciones.

Puede parecer paranoico pero las historias son reales y sus consecuencias pueden ir desde una simple broma con nuestra foto, un despido e incluso la muerte.

¿Para qué involucrarse entonces?


No todo es caos, muerte y peligro en la Web.

Tal como mencioné en un principio, la explosión de usuarios en las redes sociales ha sido tal que cada día es posible encontrar viejos conocidos, lo que nos permite recuperar un contacto perdido hace años, saber que es de sus vidas, organizar reuniones o conseguir un nuevo empleo.

Así como el networking (comunicación a través de la Web) nos puede jugar malas pasadas por nuestros dichos, del mismo modo nos permite entrega la posibilidad de interactuar con gente que en la vida real no llegaríamos a conocer o personas que nos podrían ayudar en momentos de problemas.

El concepto de Googling ha sido utilizado por muchas empresas, sobretodo en Estados Unidos, y el cuál consiste en buscar información respecto a los candidatos a puestos de trabajo ofrecidos. En este caso, un perfil apropiado puede sernos de mucha utilidad. Más aún, si nuestras redes de contacto tienen valor por si mismas.

Pero el tema no acaba ahí. Las redes sociales están basadas sobre plataformas que nos permiten desarrollar aplicaciones sobre ellas. Sí, las mismas que nos pueden causar problemas.

Muchos han visto una gran oportunidad en estos nichos y han comenzado a desarrollar sus propias aplicaciones, generando ingresos a partir de ellas (una buena alternativa cuando nos despidan por nuestras fotos...)

Conclusión


Hemos visto lo malo y lo bueno de existir en la Web y especialmente en las redes sociales. Existen varias formas de cuidar y cultivar nuestra reputación en la Web, y para ello es importante tener en cuenta lo siguiente:

Todo nuestro actuar tiene consecuencias, ya sea en la vida real o en la red. Si cruzamos corriendo una calle con alto tráfico corremos serio riesgo de sufrir un accidente. Lo mismo ocurre en la Web.

Mientras no existan instancias controladas para nuestra privacidad en la red, tanto legales como en las mismas redes sociales, es importante tener en cuenta y seguir estas pequeñas recomendaciones:

Pensar antes de publicar. Antes de escribir esa respuesta en que destruimos a quién nos critica, pensémoslo dos veces. ¿Es demasiado hiriente? Ganaré la discusión, pero ¿a qué precio?. Dejemos el teclado y demos una vuelta. Una vez que tengamos fría nuestra cabeza, sentémonos y veamos si publicamos nuestra respuesta.

¿Vale la pena publicar esa foto? Todos tenemos fotos en fiestas, unos más sobrios que otros :), lo importante es tener en consideración lo que nos podría traer ello consigo.

Reglas de Netiquette. Existe desde tiempos inmemoriales, un conjunto de reglas de buenas constumbres para aquellos que participan en la red. Los invito a leer estas reglas de netiquette.

Bibliografía. Hace poco leí sobre un libro (El Futuro de la Reputación) que contempla todos estos puntos y muestra ejemplos muy gráficos y reales de las consecuencias de nuestro actuar en la red. Puede que no tengamos participación en redes sociales, pero tal vez alguien cercano a nosotros si, y quizás esa persona haya publicado algo referente a nosotros.

La reputación no se compra o gana, se cultiva y se mantiene.

Día de la conciencia RSS

Hoy es el día del RSS Awareness Day o día de la conciencia RSS y tal como me comprometí hace unos días, aquí hay una breve descripción de lo que es RSS, sus aplicaciones y futuro.

Qué es RSS



Un RSS, comúnmente llamados feeds o canales, es un documento XML que contiene la información actualizada de un sitio Web y que permite contar con dicha información sin necesidad de acceder al sitio.

Existen 3 versiones del formato RSS y según la versión que se use el nombre que recibe:
  • Versión 2.0: Really Simple Syndication
  • Versión 1.0: RDF Site Summary
  • Versión 0.9: Rich Site Summary
Cada RSS contiene toda la información respecto a los elementos publicados en el sitio (posts, artículos, etc.), y es identificado con una URL específica al feed, como por ejemplo: http://feeds.feedburner.com/LuzEnLaOscuridad la cuál es posible de incorporar en lectores o agregadores RSS, de manera de sindicarse (suscripción a un RSS) a los nuevos elementos de ese sitio.

Para aprender a usar un agregador, te dejo mis tips para Google Reader.

El siguiente video resume lo anterior y explica las bondades de usar RSS.



Aplicaciones de RSS



Tal como se describe en el punto anterior y en el video, la utilidad de RSS es enorme en cuanto al ahorro de tiempo que requeriría visitar cada uno de los sitios a los que estamos suscritos.
Dentro de las aplicaciones y conceptos más conocidos que están vinculadas a RSS podemos mencionar:
  • Feeds de sitios Web
  • Podcasts
  • RDF
  • Web semántica
  • Portabilidad de datos

Los últimos tres elementos son de suma importancia en lo que es el futuro de la Web. RDF (no, no es la Robotech Defense Force...) es un formato sobre el cuál se basa RSS y es el acrónimo para Resource Description Framework.

Sobre este formato (RDF) se basan todas las esperanzas para lo que conocemos como Web 3.0, y aunque el camino a la Web Semántica es largo, los trabajos realizados sobre el concepto de Portabilidad de Datos han sido fundamentales para crear los estándares que nos permiten soñar con una Web semántica en el mediano plazo.

En los próximos posts del tema hablaré un poco más respecto a la Portabilidad de Datos, sus usos e importancia hoy en día.