Cómo sobrevivir a mil y un reuniones: guía para hacerlas útiles

Material de estudio para unos, forma de no trabajar para otros.

Cualquiera diría que pasar 8 horas diarias, 5 días a la semana en una oficina es mucho tiempo (¡y vaya que lo es!) y que el tiempo sobra.

Sin embargo trabajar en una oficina implica trabajar con mucha gente y muy diversa, no solo en sus roles, sino que en su educación y forma de pensar. Por lo mismo la comunicación se hace indispensable para poder lograr los objetivos laborales.

De esta necesidad de comunicación y búsqueda de consenso aparecen las temidas reuniones.

No, no tengo fobia a las reuniones o soy alérgico a las personas (solo a algunas ;-)), pero hay que reconocer que llegar a tener 10 reuniones en un día no puede ser algo bueno y que ese tiempo es tiempo perdido si no se utiliza adecuadamente. ¿acaso le dirás a tu jefe que no hiciste tu trabajo porque estuviste todo el día en reuniones?

Desde el año pasado que tengo notebook y al menos si las reuniones se ponen fomes, o inproductivas, ocupo mi tiempo en algo un poco más útil, aunque sea revisar mi facebook ;-)

La idea de este post es listar algunos tips/ayudas/hints para sobrevivir en la ajetreada vida de oficina y aportar con uno que otro detalle importante a la hora de organizar una reunión.

Los tips


Tipo de reunión. Lo primero es identificar el tipos de reunión. No es lo mismo citar al proveedor para que presente una propuesta de trabajo a que te llame tu jefe a reunión para gritarte y escupirte tus errores en la cara (cualquier similitud con la vida real es mera coincidencia). Las reuniones las clasifico en 3 tipos:
  1. Monologo. Los llamas para hablar y hablar. El objetivo de la reunión es solo informar y ponerse de acuerdo en fechas y roles. Reuniones de inicio/termino de proyecto o seguimiento son ejemplos tipicos.

  2. Brainstorming. Las entretenidas. El cuento de los filosofos chinos hecho reunión. Todos piensan y dan su aporte. Reuniones de diseño caen en esta categoría.

  3. Tijeras. La reunión más corta o más larga dependiendo de la tijera... Reuniones donde es necesario tomar decisiones y donde el que dirige es quien tiene la tijera por el mango.

Los participantes. Nada peor que te inviten a una reunión de espectador, dónde tu participación se limite a decir "si, estamos listos". Ese tipo de reuniones son 100% inútiles. Una reunión requiere que estén todos los involucrados presentes: los que toman las decisiones, los que se ven afectados por las decisiones. El resto puede vivir sin esta reunión.

Tipo de participantes.
A veces es necesario separar las cosas y no mezclar personajes comerciales con personajes demasiado técnicos. No es lo mismo discutir de la energización del rack dada la cantidad de switchs que discutir sobre la estimación de demanda de un servicio...

Menos es más. Siempre hay temas que impactan las labores de mucha gente, sin embargo llamar a media empresa a reunión traerá solo el caos. Llamar solo a personas claves y separar una reunión en varias pequeñas con los distintos tipos de involucrados es mejor que llamarlos a todos. La torre de Babel es una buena historia, pero no es para vivirla. 7 personas debiese ser tu límite.

El lugar adecuado. Ya sea en el pasillo con un café o en un salón con proyector y asientos de cuero. Es necesario tener en consideración quienes asistirán, por cuanto tiempo y qué hablarán con el fin de mantener un orden y centrarse en la materia. La luz y ventilación son factores importantes de considerar.

Objetivo claro. Citar a reunión sin una agenda o sin tener claro el objetivo es una falta de respeto a los invitados. Es necesario indicar los temas que se abordarán para que todos estén alineados al tema y vayan preparados.

Seguir la agenda y llegar a acuerdos. Una cosa es la agenda (los temas que se tratarán), pero otra muy distinta es seguir esos temas, con tiempos predefinidos y que terminen con acuerdos claros. Por acuerdos claros me refiero a definir qué se hará, quién será el responsable y cuales son los tiempos asociados.

El tiempo es oro. Fijar un horario prudente para todos, llegar a la hora, no pasarse del horario designado son normas de buenas costumbres y respeto a los demás. Tal vez tengan otra reunión y hay que respetarlo.


El listado podría continuarlo largamente, pero la probabilidad de dejar algo afuera es alta, así que dejo abierta la posibilidad de que dejen sus tips en los comentarios.

Otro tema relacionado y que ha tenido buena recepción es la de cómo hacer presentaciones, así que aquí les dejo el link obtenido de los polvorientos archivos de este blog.